Årsmøter

Her finner du informasjon om hvordan Psoriasis- og eksemforbundet gjennomfører årsmøter i lokallagene.

Hvorfor gjennomføre årsmøte?

Årsmøtet er lokallagets øverste myndighet. På årsmøtet kan alle medlemmer som har fylt 15 år, og betalt kontingenten for medlemskap i PEF i inneværende år, delta. Deltakerne har tale- og forslagsrett, samt stemmerett og rett til å la seg velge til verv. Årsmøtet er medlemmenes anledning til å være med på å styre lokallaget, gjennom å godta budsjett, handlingsplan, hvem som skal sitte i styret og andre saker.

Årsmøtet kan gjennomføres digitalt eller fysisk. Årsmøtet kan også gjennomføres i kombinasjon med for eksempel fagforedrag eller annen aktivitet.

Det er vedtektene som beskriver hvordan et årsmøte skal gjennomføres for å ansees som gyldig.

Her finner du vedtektene i Psoriasis- og eksemforbundet

Hvordan gjennomføre årsmøter i lokallag:

  • Årsmøtet skal gjennomføres innen utgangen av februar.
  • Ta kontakt med valgkomiteen i god tid (gjerne to måneder) før innkallingen sendes ut, slik at valgkomiteen kan begynne jobben med styrets sammensetning for neste periode, uavhengig av om de styremedlemmer som er på valg stiller seg disponibel. Valgkomiteen må ha tilgang til medlemslisten, og denne skal slettes/makuleres etterpå. Oppdatert liste får man enten ved å kontakte administrasjonen eller ved å logge på medlemssystemet. Beskrivelse av valgkomiteens arbeid finnes i blant annet organisasjonshåndboken - her finner du organisasjonshåndboken og PEFs gyldige vedtak Valgkomiteen må også forholde seg til vedtektene om sammensetning av styret, antall osv.
  • Det er sittende styre som innstiller på valgkomité. Fortrinnsvis personer som IKKE sitter i styret og ønsker gjenvalg.
  • Regnskapet ferdigstilles og godkjennes av revisor før årsmøtet. Revisjonsberetning skal legges frem på årsmøtet.
  • Innkalling sendes medlemmene senest fire uker før årsmøtet. Denne kan sendes som e-post eller vanlig post. Årsmøtet kan også bekjentgjøres via medlemsblader, Facebook-sider m.v.. Det er viktig å sikre at alle medlemmer får kjennskap til årsmøtet.           

Mer om innkallingen:

Innkallingen skal inneholde:

  • Dato, tid og sted
  • Dagsorden:
  1. KONSTITUERING
    1. Navneopprop
    2. Godkjenning av innkalling
    3. Godkjenning av dagsorden
    4. Valg av møteleder
    5. Valg av sekretær
    6. Valg av to protokollunderskrivere
    7. Valg av tellekorps
  2. STYRETS ÅRSBERETNING
  3. REGNSKAP MED REVISORS BERETNING
  4. INNKOMNE FORSLAG
  5. BUDSJETT
  6. FORSLAG TIL HANDLINGSPLAN
  7. VALG
    1. Styre
    2. revisor med personlig varamedlem
    3. valgkomité
    4. ungdomsrepresentant
  8. Oppnevning av likepersoner
  9. Oppnevning av delegat til Landsmøte m/ vara (i landsmøteår)
  • Informasjon om at innkomne saker (saker medlemmene ønsker tatt opp på årsmøtet) må sendes styret senest 3 uker før årsmøtet. Husk å oppgi kontaktinformasjon.
  • Selve årsmøtet:
    • Her følges innkallingen og det legges frem sakspapirer på de forskjellige postene. Sakspapirene bør gjøres tilgjengelige senest en uke i forkant av årsmøtet. Dette kan gjøres ved at medlemmene ber om dokumentene eller at de tilgjengeliggjøres på egnet sted (for eksempel digitalt eller i medlemsblad). Dette kan opplyses om i innkallingen.
    • Budsjett og handlingsplan forberedes av sittende styre, og legges frem som et forslag til årsmøtet. Husk at honorar alltid skal vedtas av årsmøtet.
    • Registrering ved ankomst – sjekk deltakere mot medlemsliste. Betalt medlemskap er forutsetning for deltakelse på årsmøte.
    • Det er lurt at møteleder har satt seg godt inn i sakene som skal behandles. Møteleder skal holde styr på rekkefølgen sakene behandles, talelister m.v.. Møteleder gjennomfører avstemming i alle saker. Akklamasjon eller votering ved håndsopprekning er de vanligste måtene å gjennomføre avstemming.
    • Møteleder skal også sørge for god gjennomføring av valg. Ved behov (for eksempel hvis det er flere kandidater mot hverandre) gjennomføres skriftlig votering. Tellekorpset samler inn og teller, og overbringer resultatet til møteleder.
    • Vedtak er gyldige når over halvparten av de avgitte stemmene er for. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.
    • Når alle saker er behandlet erklærer møteleder selve årsmøtet for hevet og gir ordet til styreleder eller den som skal takke av og avslutte årsmøtet.
  • Etter årsmøtet:
    • Innen 14 dager etter årsmøtet skal følgende sendes til PEF sentralt på epost post[at]pefnorge.no:
      • Godkjent årsberetning og regnskap
      • Signert protokoll fra årsmøtet
      • Arbeidsplan/handlingsplan
      • Utfylt rapportskjema. ( Dette skjemaet er et krav fra offentlige myndigheter, og skal fylles ut med data pr. 31.12 i året før årsmøtet gjennomføres.)
      • Liste med kontaktinformasjon (e-post og telefon) til alle i styret
    • Til fylkeslaget og representantskapsrepresentanten sendes: 
      • Protokoll
      • utfylt rapportskjema.
    • Det nye styret skal legge inn endringene i styret i Brønnøysundregistrene. Bruk skjemaet Samordnet registermelding du finner på Altinn.no og legg ved protokoll fra årsmøtet. Administrasjon kan være behjelpelig om styret ikke vet hvordan dette skal gjøres.

Viktige kilder til informasjon:

På hudportalen.no finner du viktige dokumenter i Psoriasis- og eksemforbundet (PEF).
Gå inn her for å finne viktige dokumenter

Her finner du blant annet:

Trenger ditt lokallag bistand til gjennomføringen av årsmøte. Ta kontakt med ditt fylkeslag, eller administrasjonen i Psoriasis- og eksemforbundet. 

Kontaktinformasjon til administrasjonen finner du her

Maler for å arrangere årsmøter